「轻流白皮书」小型企业业务流程自动化（二）——需要业务流程自动化的5个征兆

引言

轻流是一款基于“云服务”的业务流程管理工具（Business Process Management Suits），通过业务流程，来串联企业的人、数据，以实现企业价值流把控。从上线至今，轻流已经服务了数万家企业，其中超过90%为小微企业（本报告中小微企业定义并非按照资产、人数及行业约定，而是粗略的将1~20人划分为微型企业，20~300人定义为小型企业），所以我们对数十家小微企业进行了深度的访谈，探索在业务经营中为什么需要业务流程自动化？什么时候开始做业务流程自动化？什么样的企业需要业务流程自动化？面对业务流程自动化所遇到的难题是什么？如何开始尝试业务流程自动化？总结后发布小型企业如何实现业务流程自动化轻流白皮书，供小微企业及行业伙伴参考。

 

业务流程自动化为企业带来了什么？

谈企业需要业务流程自动化的征兆之前，我们先来谈一谈企业业务流程自动化为企业带来的“效益”。我们上一章节提到企业信息化并不是最终目的。所以业务流程自动化到底有哪些“好处”呢？

1、降低人工成本

可能有人会疑惑，一个花钱的系统如何为企业降低成本？但经过我们的调研和分析，几乎每家通过业务流程自动化，核心成员有超过20%的效率提升。所以业务流程自动化的根本目的是让“人”做更多更有意义的事情，而非埋没于日常重复性劳动当中。轻流总结为“剥离人的工具属性”的过程。

2、节省时间

业务流程自动化可以有效的节省当中的传递时间。通过自动化的设定可以减少“沟通成本”，降低不必要的低效沟通。想象一下两个场景，一个场景需要线下跟单，找不同的人员签字确认，追着同事提供信息；另外一个场景是完全的自动化线上传递，标明“时长”，并且约定相关的计算方式和流转规则，一切都是完美的自动运行着。

3、降低差错

“六西格玛”在很多制造型企业非常盛行，也正是因为质量控制的重要性，我们需要又更加准确的产品质量控制。同样重要的就是过程质量控制，流程自动化通过严谨的逻辑计算极大的降低了人工数据计算的错误率。几乎为0的错误率，极大的降低了错误而导致的企业间接损失。同时数据错误可以随时追责和查看，也可以找到错误来源进行更改完善。

4、数据可追踪

业务流程自动化的同时，是数据的格式化。可以准确的查阅到任何一个“单子”处于的流程，以及其相应的进度，无需再去询问相关的职能负责人。反之，如果是线下的纸质单据或者Excel表格的方式，由于信息的不对称，一定会增加很大的数据追踪难度。

5、数据统计与分析

“业务数据”，应当是企业最宝贵的财富。往往我们过分的关注了过程，比如审批过程中的“出差”、“报销”、“合同审核”等等，但是不同的流程当中的数据关系，通过业务流程自动化软件，可以进行非常完美的在线和可视化。例如售后服务过程中，哪个零件是最容易坏的？产品最容易在某个时间区间之后发生损坏？平均维修时长是多久？对于企业的精细化运营至关重要。

如何判断企业是否需要“业务流程自动化”？

“业务流程自动化”这个概念，已经逐步走入企业管理者的视野，并且得到了越来越多的企业主的重视。如何降低成本，增加效率，定会是中国接下来的经济社会中的重要课题。同时，由于信息化、云服务、SaaS的发展，实施业务流程自动化的成本也越来越低，那么该如何判断，现在是否是实施业务流程自动化的“最佳时机”？

“流程”的完善是实施业务流程自动化的关键。所以在使用软件前，需要先梳理企业的业务流程。只有业务流程“完善”，才能够更好的说服员工们支持业务流程自动化改革。如果业务流程还是支离破碎的，并且管理层如果没有足够的决心，业务流程自动化反而会变成一个“累赘”。

所以需要明确一点就是：不要指望系统来代替管理。系统只能在业务流转过程中提升效率，并不能改变企业的“混乱”局面。如果遇到这种情况，建议内部优化流程或者寻找轻流学院流程专家顾问或相关管理咨询公司，梳理企业业务。

需要业务流程自动化的5个“征兆”

1、员工各司其职

缺乏标准化，是实施业务流程自动化的首要“敌人”，如果将一个不符合企业业务状态的流程强加于企业，会导致极大的“排异反应”。也就是说，流程一定是符合企业的真是业务流的，而且业务流对应的“成员”也需要能够根据相应的规则，保障业务流程的稳定实施。因为业务流程自动化并不是完全的“代替人”，而是更好的“服务人”。在确定“流程”之后，也可以分享给团队，让他们提出基于自己工作的意见，让整个业务流趋于完善，让每个人都能够更好的了解流程当中的每个细节。

2、已有线下“表格”

可能我们习惯通过Word/Excel制作一些表格了。这是一个非常好的现象，证明企业有了一定的“结构化数据”的需求。比如在一个项目开始的时候，会有一张相应的信息单，或者采购行为需要“领料单”等等。所以这时你只需要把线下的表单，通过“下拉选择框”、“文本框”、“附件框”等字段，变为在线的“表单”。通过额外设置一些自动化公式、数据调取等等，就能够快速的将已有表单“线上化”。

3、总有人为的“延时”

无论是老板还是员工，每个人不可能随叫随到。如果因为“签字”导致了很多的工作效率的降低，并且已经成为了痛点的时候，也就是业务流程自动化出击的最佳时机。因为“人为因素”已经成为了企业流程环节中的负面影响因子。例如：采购单通过微信发给采购人员。这是采购人员正在电话与供应商沟通和协商另一个采购单的内容。则很容易造成信息的丢失。那么接下来你就需要线下催促采购人员，同时一定会有“是否应该催促？”这样的顾忌。但通过业务流程自动化平台就能够将业务沟通成本降到最低，通过提前设定时效规则，尽可能的降低人为成本。

4、难以追踪企业内部情况

如果作为企业管理者，发现无法掌握所有项目的进度的时候，就需要业务流程自动化“出手相助”了。在非自动化情况下，少量的并行项目的情境下，可以通过线下的方式对接和管控所有的项目。但是如果发现已经不能够足够掌握所有项目的进度，需要查阅的时候怎么都找不到的时候，就需要系统的帮助了。例如：一个订单如果没有收到货款，你需要问财务人员，财务人员可能需要再去问业务人员，业务人员就需要翻阅聊天记录。在这个环节中浪费的时间，系统里其实点两下鼠标就能够实现。

5、客观差错难以问责

作为企业管理者，不仅要为业务负责，还要为企业的员工负责。如果完全依赖于线下手工的方式，企业管理者往往逃不开“检查员”的工作。但如果信息不是动态实时更新的，由于信息传递不及时、Excel版本不是最新的、手机聊天记录被删除了等等较为客观的原因，就很难进行追责。但如果实施了业务流程自动化，就能够很好的解决上述问题，自动化业务流程中，每个成员都有相应负责的“环节”，如果相应环节除了问题，一目了然！

本篇主要通过业务流程自动化的“优势”和需要业务流程自动化的“征兆”来帮助企业进行判断是否需要进行业务流程自动化。在合适的时间，做最高性价比的合适的事情，才是小微企业的“生存之道”。但上述环节也并非绝对，但有一点是需要明确的，就是业务流程自动化一定是建立在企业的实际痛点需求上，而并非是一种“赶潮流”。

结语

小微企业融资难、经营难、存活难，所以如何差异化竞争、精细化运营，才是发展的硬道理。轻流不仅是一款使用工具，更是希望能够通过业务流程自动化来帮助企业优化业务流程，提升管理效能。不再让信息化成为管理实施的牵绊，让信息化回归到价值本身，提升中小企业管理能力、业务能力和生存能力。也希望更多“赋能型”工具、信息化友商，一同关注到小微企业的核心竞争力提升这一话题。

 

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