「轻流白皮书」小型企业业务流程自动化（四）——如何迈出第一步？

引言

轻流是一款基于“云服务”的业务流程管理工具（Business Process Management Suits），通过业务流程，来串联企业的人、数据，以实现企业价值流把控。从上线至今，轻流已经服务了数万家企业，其中超过90%为小微企业（本报告中小微企业定义并非按照资产、人数及行业约定，而是粗略的将1~20人划分为微型企业，20~300人定义为小型企业），所以我们对数十家小微企业进行了深度的访谈，探索在业务经营中为什么需要业务流程自动化？什么时候开始做业务流程自动化？什么样的企业需要业务流程自动化？面对业务流程自动化所遇到的难题是什么？如何开始尝试业务流程自动化？总结后发布小型企业如何实现业务流程自动化轻流白皮书，供小微企业及行业伙伴参考。

常见的顾虑

通过前面的章节，我们可以了解到业务流程自动化的诸多优势，那么当实际运用在企业的管理中，企业主一定也会遇到一些额外的问题，我们下面就回答一些常见的轻流的客户的疑问，来解答部分您也可能遇到的疑惑。

1、业务流程自动化的成本是否非常高昂？

单纯的“业务流程自动化”理念，如果没有系统、工具的依赖，很难进行落地。传统的业务流程自动化方法是非常昂贵的，如大型企业会通过SAP/Oracle等国外优秀的信息化产品，但是对于中小型企业，往往难以支付高昂的成本。国内也有很多BPM软件，但实际使用过程中，由于需要二次开发，所以也带来了一定程度上的成本的增加。但对于“轻流”，我们将一切的“开发”变得像乐高搭建积木一样容易。同时我们也给出很多范本和模版，最大程度的降低人力成本、时间成本和金钱成本。

2、是否需要其他的平台/软件？

业务流程自动化可以作为OA的一部分，轻流也可以嵌入到已有的企业系统，或者钉钉/企业微信等平台中。但是单纯从“业务流程自动化”的角度而言，轻流一定是专业的。如果采用多个系统，也可以通过API进行系统的关联互通。但是我们建议小型企业尽量避免数据孤岛。轻流强大的可拓展性也可以让企业在创建了一个流程后再创建其他流程，流程间也可以创建自动化规则，进行数据的互通。

3、非技术人员是否可以无障碍使用？

轻流中最复杂的板块是“公式”和“数据关联调取”，这部分功能我们在Excel的基础上进行了简化和优化，所以复杂度不会高于Excel，一旦使用习惯之后，发现一切使用和“搭建”都非常的顺手和简单。所以轻流的“无代码开发”能力，赋予业务人员来搭建系统，而不用走很长的IT流程。同样也可以随时修改和完善，进行业务流程优化。

另外，抛开“搭建”的过程，日常使用可以直接通过PC网页/手机/微信/钉钉/企业微信使用，通过权限控制，相应的成员只需要“填写表单”。其他的都交给轻流业务流程自动化，极大的降低了使用难度。

4、是否需要系统运维？

轻流是一款“云端”的软件，不需要进行服务器运维。把专业的事儿交给最专业的人。同时轻流使用阿里云提供的云服务及云端安全管理，并在数据传递的过程中进行网银级别的加密。所以其实云端的数据并不会“不安全”，反而比“裸露”暴露在企业内网环境下的服务器要安全得多。任何用户可以在全球有网络的地方通过账号、密码登录即可使用系统，无论是手机、电脑、iPad，都可以实时处理。

5、日常是如何使用的？

系统最大的特点就是简化实际使用人员的操作。业务流程中自动计算、调取、数据写入的工作有轻流来完成，成员作为每一个任务节点，只需要在相应的节点中提供内容、填写表单即可。权限控制和数据的自动流转，都由预设好的规则自动处理完成。

如何开启业务流程自动化？

低成本的快速尝试，是接触业务流程自动化非常好的方式。同样业务流程自动化也符合PDCA的业务流程优化循环：Plan（计划）-Do（执行）-Check（检测）-Act（处理）的过程，具体实施过程可以分为如下五个步骤。

1、搭建一个属于企业的工作流

可以先从一个很小的工作流作为起始，思考工作流中的数据、流程、参与人员和权限，用一个简单的试用开启业务流程自动化。

2、确保工作流清晰而明确

复杂、难用的业务流不仅没有很好的自动化，反而可能会降低效率。企业主可以选择求助于一些“最佳实践”，看看别人是如何操作的。同时对每一个步骤进行确认，并且与每一个参与的成员核对和了解，确保最终落地的业务流能够简洁和有效。

3、选择合适的平台/系统/工具

软件服务商虽然看起来长得一样，但实际是否能够为企业赋能，能否长期陪伴企业成长，是企业选择业务流程自动化平台最重要考虑的内容。建议企业主选择“赋能型”的工具，而非传统意义的“软件”，这样才能够给企业的业务流程自动化带来长久的生机和活力。

4、创建表单和工作流

软件选定后，一定要耐心做第一步的尝试，在软件商的支持下可以进行表单和流程的线上化，进一步理解系统“能做什么”。通过表单、流程、权限、报表、邮件、超时提醒、自定义打印等功能，进一步具像化企业的需求。如果不会“搭建”，也没关系，轻流提供了整套“管家式”服务，可以从业务流程梳理到最终系统的落地，进行全方位地支持和服务。

5、实践、添加数据和优化

也是实践是检验系统的唯一标准，当自动化流程做完了，或者第一次实施的过程中，一定会或多或少的遇到一些问题，员工抵触、不会使用、需要调整等等，通过一些数据的积累和不断的优化，业务流程自动化也会越来越“适合”，使用几周后如果没有问题，就可以放心的使用下去了。

业务流程自动化已是不可逆趋势。在人力资源成本不断提升的趋势下，如何通过业务流程自动化来让员工做更多更有意义的事情，而把“系统自动化”可以实现的工作，让轻流来帮忙。预期等待业务流程自动化时代的到来，不如时刻准备着走在时代的前列，花一些时间思考如何落地业务流程自动化。管理你做主，轻流来协助。作为国内首家以“业务流程自动化”为核心的管理软件，轻流将会是您落地业务流程自动化的不二选择。

结语

小微企业融资难、经营难、存活难，所以如何差异化竞争、精细化运营，才是发展的硬道理。轻流不仅是一款使用工具，更是希望能够通过业务流程自动化来帮助企业优化业务流程，提升管理效能。不再让信息化成为管理实施的牵绊，让信息化回归到价值本身，提升中小企业管理能力、业务能力和生存能力。也希望更多“赋能型”工具、信息化友商，一同关注到小微企业的核心竞争力提升这一话题。

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