抛开人工智能,中小企业现在如何做企业信息化管理?

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轻流 · 2026-07-28 17:57:21 阅读61次
轻流OA管理系统 免费试用
比尔盖茨讲过一个非常知名的段子:
“任何技术在一个业务中使用的第一条规则就是,将自动化应用到一个高效的操作上将会放大高效。第二条就是自动化应用到一个低效操作上,则放大了低效。”
那么当整个社会都在大谈智能化、自动化、工业4.0、互联网+,看热闹的同时,这些与我们企业,尤其是中小企业有何关系?
当我们还没有被机器人代替的时候,那我们需要怎么做?作为商业环境中的一份子,即使不能做一个弄潮儿,当然不能作为一个看客!那么本文主要就来讲讲,如何通过工作流优化,来取最大限度的利用工作流自动化,来提升效率!
我们首先先来看一下三个常见而又复杂的场景,如何用工作流自动化来获益?
 

1、对于采购申请的流程优化

采购第一步是员工发起采购申请。如果为销售团队购买一批笔记本电脑,那么也许需要多次的采购部门和销售部门之间来回的审批,那么如何在这个环节中利用自动化?
但是采购团队在手动录入电脑名称、数量、发起部门等等,会变得很复杂。
在完成请购单之后,就开始购买流程。这个流程更简单、审批更少。但是严重依赖于数据的准确性。在购买过程中,如果产生任何的差异,都会造成很大的损失。采购订单还需要相关供应商的信息,包括电话、地址等等。

如何优化?

即使已经自动化了请购单和采购流程,您仍然可能在审批过程中从采购到订货出现问题。
一个简单地工作流小优化,是可以让发起申请单的人知道他们的预算,这样就不会因为超支而被拒绝;还可以通过控制不同的额度的审批环节来进行流程的优化,比如超过10000元的才需要财务主管进行审批。
同时,对于轻流,还能实现在连接两个工作流的过程中,可以用轻流来自动化采购申请单到订购单的流程。通过q-robot,自动发起订购单,可以确保所有审批通过的采购申请,都会自动的传递到采购流程,而不会在信息粘贴和传递的过程中出现纰漏。
最后,我们可以把最终订单再与财务流程进行连接,所以简单的就通过工作流自动化,实现了三个不同部门的三个不同流程之间的相互连接。
 

2、在工作流中录入供应商信息

每家公司都会经过一套流程和手续,才会选择新的供应商。假如上面提到的笔记本采购,要准备使用新的供应商。但是对许多公司来说,选择供应商的过程,需要多个级别的审批和确认。
但是采购部门不得不将每个供应商的信息录入到Excel表格中,完成一次采购,而且容易出现很多问题。

如何优化?

轻流有“数据关联”的功能,可以让数据在不同的流程之间进行调取。
 
 
所有供应商都进入供应商列表,所有通过供应商审批的成为供应商列表中的一个企业。所以在供应商提交完材料之后,每一次采购自动关联处供应商的信息,不用每次进行重复的数据。而且甚至还能做到发起一个订购单之后,我们让供应商收到一条订货消息。
 

3、如果审批总是不能按时进行

无论是是什么工作流,都会容易被“卡住”。当主管在开会、在出差、在应酬、甚至在休假,他们很难做到非常及时的处理。即使他们自己带着手机,也并不一定会登录系统查看审批单。
 

可以有如下4种方式进行优化:

  • 通过设定邮件通知,点击进入之后直接进行审批,免去登录和查看。
  • 减少和优化审批过程,以自动化减少审批量。并不是所有“无用审批”的内容,还需要再走一遍流程。
  • 设置“抄送”,有些事宜更多的只需要主管进行“知晓”,而不一定需要他进行审批。因为我们日常很多的事务,实际上规则已经在我们的心中。
  • 轻流会推出的一个效率看板,能够通过彼此之间的对比,来促使大家提升效率。

4、最后的落脚点是什么?

不断优化!

别想着一下就实现企业的自动化运转。搞清楚是哪个流程、哪个环节最慢,合适的工作流优化对于我们的操作非常重要,即使其中已经有大部分实现了“自动化”。
 
上述的自动化过程,其实对于每个企业的精细化运营和提升内部效率都是有必要的。这也就是互联网冲击下,对于中小企业,尤其是生产制造型企业需要迈出的第一步。
不谈互联网+,不谈人工智能。这些工作流优化技术,都是非常基本而且可以随时开始的优化点。即便已经用了5-10年的老旧的系统。那么如果在这个时间点,都不做这些自动化,没有数据的积累,何谈人工智能?商业智能?当下一个浪潮出现的时候,将会跌落的更加惨痛。
 
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