资产管理信息系统-轻流无代码搭建平台

「轻流白皮书」小型企业业务流程自动化（三）——自动化流程Top10

引言

轻流是一款基于“云服务”的业务流程管理工具（Business Process Management Suits），通过业务流程，来串联企业的人、数据，以实现企业价值流把控。从上线至今，轻流已经服务了数万家企业，其中超过90%为小微企业（本报告中小微企业定义并非按照资产、人数及行业约定，而是粗略的将1~20人划分为微型企业，20~300人定义为小型企业），所以我们对数十家小微企业进行了深度的访谈，探索在业务经营中为什么需要业务流程自动化？什么时候开始做业务流程自动化？什么样的企业需要业务流程自动化？面对业务流程自动化所遇到的难题是什么？如何开始尝试业务流程自动化？总结后发布小型企业如何实现业务流程自动化轻流白皮书，供小微企业及行业伙伴参考。

我们对参与访谈的小微企业所处行业以及应用场景进行分类和汇总，了解到他们最常用的业务流程自动化场景，汇总整理了小型企业业务流程自动化最佳场景Top 10，以助力企业能够更好的找到突破口，开启业务流程自动化的尝试。

这里首先要明确一个常见的误区，“业务流程”和“审批流”的不同。业务流程是复杂的流程网络，更强调每个成员参与的“协同管理”，而非单一的线性的、不可分割的、更注重审批“结果”的流程。

Top 1 项目管理自动化

“项目”是很多服务型公司的核心业务流程，这也是企业需要进行流程化管理的第一步，然而最重要的就是梳理企业的项目流程并进行线上化，往往每家企业都需要不同的项目管理流程。无论是工程项目还是外包公司、广告公司、律所会计事务所等，大多是以“项目”为核心开展业务。另外很多互联网公司的需求迭代过程也可以归类为项目管理流程。那么项目的自动化管理尤为重要，尤其是在公司初具规模，同时管理十个数十个项目的时候，如何能够对不同项目进行进度把控、时间把控和成本把控，就是项目管理自动化的必然要求。

Top 2 采购管理自动化

在我们与一些公司采访的过程中，我们发现很普遍的一点就是：采购过程普遍较为混乱。无论是项目经理申请采购单还是企业定时批量采购，由于面对不同的采购需求和不同的供应商，往往采购来的货物难以进行非常规范化的管理。尤其对于采购成本占比较高的制造型企业或工程项目管理企业，亟待解决采购管理的问题，通过设定采购环节流程和标准，减少采购人员操作复杂度，并减少采购过程的沟通成本和传递数据时可能的误差。

Top 3 客户管理自动化

“客户”作为每个营利性企业所必不可少的环节。如何管理客户，并且进行规范化数据管理，是非常重要而又必要的。同时客户信息作为很多其他的流程中所需要调取的数据基础，所以如何进行客户的规范化管理非常重要。从线索客户到最终交割的过程，如何进行客户的全生命周期管理，对于企业来说尤为重要。

我们熟知的概念是CRM（客户管理系管理,Customer Relationship Management）就可以通过流程自动化来实现。具体的客户管理，常见的工程相关的企业或提供专业服务的企业是以“项目”为维度管理客户，制造业、零售企业常以“合同”为维度管理客户，互联网/企业服务公司往往会通过客户联系记录进行客户池、客户漏斗的维护。

Top 4 订单管理自动化

“订单管理”也可以理解为“合同管理”，生产型制造业，有很大的比例需要按订单合同进行排产，那么整个的订单管理流程就需要非常完整而有序。这一过程同样更是以客户为中心的工作流程，所以对于这个工作流程来说处理时长就格外重要了，而当客户的订单非常多的时候，如果没有自动化的管理，如果想要高速处理这些订单可以说是天方夜谭。而在运用了业务流程自动化之后，就可以将这些订单进行分类、分流、分层，并分向多个人的手中进行处理，多人同步并行处理订单，再多的订单也不会对此流程的高速运行造成影响。

Top 5 报销管理自动化

别小看了“报销”这个环节，它可不是一个简单的“审批”就能够完成的环节。如果您的企业是以“预算”为主的话，那么这个环节更加的重要。往往在这个环节中有痛点需求的企业规模在50人以上，可能会涉及到不同的分公司、不同的地区、不同的部门有不同的报销规则。通过规则来进行财务流程网络的设置。如果是预算制的公司，还需要在每次报销的环节，调取预算金额，还可能额外触发申请变更预算的流程。所以这一切的自动化，非常有助于企业精细化运营，更深入的了解哪个板块是“亏钱”，哪个板块是“赚钱”，让每一笔支出都可以溯源。

Top 6 财务管理自动化

这里的财务我们主要以业务为主体，由于上个板块已经阐述了企业内部财务管理的部分。这个部分我们着重探讨业务相关的财务管理模块，所以财务管理往往与订单、采购等环节相关。财务流程的运转也是比较复杂的，如果完全依赖线下、微信、邮件，有的时候相关人员没有及时收到待付款商品的相关信息，后续的工作就没办法继续，高效的工作流就被打破。而在运用业务流程自动化之后，便可以通过权限控制，确保每一层审批人员只看见其需要看见的字段，也可以避免因为看到很多杂乱的无关信息导致效率的降低。经过我们的访谈，有约78%的企业提到，将财务流程自动化后，提升了他们的财务回款效率，无论是多笔款项还是单笔款项，可以随时看到哪些逾期。

Top 7 库存管理自动化

库存作为企业的重要资源，也是我们熟知的概念ERP（企业资源计划,Enterprise Resource Planning）的重要组成部分。如果没有进行很好的数据化和信息化，企业的数据一定是“乱如麻”。那么如果从业务流程自动化考虑这个问题就会轻松很多：提采购单后，收到货品后自动更新库存；下订单后，当货品出货后自动更新库存；另外，发生退换货也可以及时更新库存。所以库存的盘点变得有据可循。如果企业已有ERP，如果太过老旧和难用，可以以业务流程自动化的方式重新考虑这个问题。很多业务流程自动化软件：如轻流，也提供了强大的API可以与已有的库存管理做对接，但是如果企业没有IT人员，为什么不选择更轻量的方式呢？

Top 8 人事管理自动化

“人”是企业最重要的资源，也是为企业创造价值的核心源动力。从员工入职起，就已经进入了认识管理自动化的流程。入职后自动生成入职合同，合同签署完毕后自动进入员工表、分配工号。每月工资、绩效考核等等，都是人事管理自动化的常见环节。人力资源的六大板块，都可以通过流程自动化，进行更好的数据管理和信息化。“请假”也是企业非常关注的部分。一个完善的业务流程自动化系统，可以在请假之后，自动计算对应的工资，让整个环节过程，尽量减少人员参与，不仅极大的提升了效率，而且几乎零误差。让人事管理不再头疼于每月计算“工资单”。

Top 9 质量安全检查管理自动化

“安全为重”是很多企业的核心指标，可以说是安全问题无小事。所以通过质量检查的自动化，可以进行未雨绸缪。通过设定“检查清单（Checklist）”。常见的传统检查清单是在相应的检查地点，挂一个纸质表格，通过手工的填写。如果出现相应的检测问题，难以进行及时的追踪。新的方式是什么：扫描二维码，手机在线填写，进入相应流程环节。

Top 10 门店管理自动化

门店作为一个特殊的板块，因为麻雀虽小五脏俱全，一个门店急需要管人事、财务、库存，还要管订单、采购和客户，可以说是一个小型的“公司”。那么如何进行创新化管理才是打造“新零售”环境下核心竞争力的关键所在。业务流程管理软件的核心优势是可以“自定义”业务流程，而往往门店有着各异的流程。那么这种业务流程自动化的方式，既能够保障“信息化”，又极大的适合门店特殊、多变的情况。告别纸质记录，来做一家信息化的“潮店”吧。

结语

小微企业融资难、经营难、存活难，所以如何差异化竞争、精细化运营，才是发展的硬道理。轻流不仅是一款使用工具，更是希望能够通过业务流程自动化来帮助企业优化业务流程，提升管理效能。不再让信息化成为管理实施的牵绊，让信息化回归到价值本身，提升中小企业管理能力、业务能力和生存能力。也希望更多“赋能型”工具、信息化友商，一同关注到小微企业的核心竞争力提升这一话题。

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「轻流白皮书」小型企业业务流程自动化（一）——信息化并非最终目标

引言
轻流是一款基于“云服务”的业务流程管理工具（Business Process Management Suits），通过业务流程，来串联企业的人、数据，以实现企业价值流把控。从上线至今，轻流已经服务了数万家企业，其中超过90%为小微企业（本报告中小微企业定义并非按照资产、人数及行业约定，而是粗略的将1~20人划分为微型企业，20~300人定义为小型企业），所以我们对数十家小微企业进行了深度的访谈，探索在业务经营中为什么需要业务流程自动化？什么时候开始做业务流程自动化？什么样的企业需要业务流程自动化？面对业务流程自动化所遇到的难题是什么？如何开始尝试业务流程自动化？总结后发布小型企业如何实现业务流程自动化轻流白皮书，供小微企业及行业伙伴参考。

业务流程自动化是什么？

如果你是中小企业的老板，当业务出现瓶颈时，你会选择怎么做？聘请行业大牛，挖竞争对手墙角？投入更多的资金进行内训，增强员工素质？还是选择一款至少近两年不用再烦扰的软件？

那么业务流程自动化又是什么？谈到商业信息化，BI（Business Intelligence）一定不陌生，可以一定程度上理解为AI应用在商业环境下的产物，百度百科的概念为现代数据仓库技术、线上分析处理技术、数据挖掘和数据展现技术进行数据分析以实现商业价值，也就是说BI主要关注的核心是数据。这个概念最早在1996年由加特纳集团（Gartner Group）提出，定义为：商业智能描述了一系列的概念和方法，通过应用基于事实的支持系统来辅助商业决策的制定。简单来说就是将数据运用于商业决策。然而当我们真正关注到现在的小微企业，大部分都还停留在数据在纸，沟通靠吼的状态。这并不是一件可悲的事情，因为在长久一段时间里，这就是最有效的沟通和协作的方式。

美国经济顾问委员会2016年就已经指出：未来83%的时薪低于20美元的工作，将会被机器代替，20%的工作都可以被自动化代替。在经济形势的强压下，除了裁减员工，小微企业该如何应对业务流程自动化所带来的冲击？如何利用业务流程自动化进行差异化竞争？找准企业运营痛点，发挥企业优势资源，才能走向一条持久创新发展的道路。

不要让“信息化”本末倒置

“标准的一定不是最好的，一定程度的标准是必须的。”在与诸多中小企业进行调研之后，我们总结出这样一个结论。小微企业要通过“站在前人的基础上寻找差异”谋求更好的生存和发展。那么系统也一样。在A企业成功实施的系统不一定适用B企业。如若每家企业都是完全一样的，何谈差异化竞争，更无竞争化优势。所以要明确一条：信息化不是目标，管理升级才是目的。

在企业落地业务流程自动化之前，首先要了解什么是业务流程自动化，以及业务流程自动化和单纯的信息化的区别。

何为信息化，何为自动化？简单的将Excel表格、单据转化为在线表单，将原有的出差、报销等管理支持功能转到线上，将原有的合同、手册变为电子版本，只可称之为“信息化”，而非“自动化”。然而业务流程的自动化，是真正切入到经营、业务的流程自动化而诞生的。

所以“业务流程自动化”的本质升级，并不是“纸”和“Excel”的替代品，而是更关注如何提升在数据传递中的时效性、准确性以及高效率和自动化。例如销售人员出差后，发起出差单，会自动更新工资单，将差旅补贴数据添加到工资单。完成报销申请后自动进入付款流程。也就是更关注“全流程”的把控，而不是从每一个环节点进行掌控。通过自动化来增加效率，降低额外消耗。当中每个任务环节都有相应的人员参与，都是流程自动化的一部分，销售人员提交报销单之后，接下来就是等着钱款到账了。否则“贴发票”、“与财务人员沟通”等等关节，其实都是在浪费“工作时间”，潜在增加的还是企业的内耗。

在对近百家使用轻流小微企业调研后，我们发现其中有将近76%的客户意识到了“业务流程自动化”带来的重要性，远高于企业对业务流程程管理认知比例的9.8%（数据来源：T研究《2018年中国云BPM市场用户研究报告》）。但其中绝大部分并不知道如何开启业务流程自动化之路。所以轻流也针对不同的应用行业、应用领域，推出了行业最佳实践的白皮书，也会相继推出。