从OA到BPA，业务流程管理自动化减少企业重复劳动

OA的前世今生

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。可以说OA包含了我们企业中信息化的“方方面面”。从第五代OA开始，核心非常重要的是“流程审批”，也就是由相应的部门主管等，对申请单进行审批，复杂的情况可能设计到多级审批。

企业常用审批流程

经过300余家企业的调研，总结出常用的流程审批如下：

『行政审批』

物品领用、会议室预定、物料申请、合同申请、用章申请、用车审批、邮寄申请、工牌补办、资质文件使用申请、快递寄送、故障报修、访客申请、IT授权申请等；

『HR』

请假、入职申请、薪资调整申请、离职申请单、用人申请、调岗申请、加班申请、外出申请、出差申请、绩效考评、换班申请、工资核准申请、补卡申请、外出审批、招聘审批、转正申请、培训申请等；

『财务』

差旅报销、开票申请、预算申请、加班补贴、备用金申请、付款申请、收款确认、采购付款申请、奖金申请、高温补贴申请、营销经费申请等；

『市场及销售』

销售合同申请、折扣申请、新闻发布申请、营销活动申请、订货申请、门店申请、售后维修申请、业绩申请、预开通申请、活动数据汇报、广告物料申请、项目立项申请等；

『采购及库存』

采购单申请、请购单申请、入库申请、出库申请、调货申请、库存盘点确认、库存预警申报、供应商审批、物料编码更新申请、到货确认、寄送确认单等；

『研发及生产』

研发立项申请、检测申请、需求管理、缺陷管理申请、研发迭代申请、排产申请、生产单审批等；

BPA是什么？

2018年轻流发布《中小企业业务流程自动化白皮书》，其中对“业务流程自动化（BPA）”进行了明确的定义，业务流程自动化是指将业务环节和流程进行预先的配置，以系统的自动流转实现智能触发计划好的业务步骤，以实现系统全流程的自动化运行。

具体而言，可以通过第一步：设置“信息表单”，作为全流程所涉及到的信息汇总，这里提前预置在每个流程环节中、每一个人需要提供的数据内容。第二步：设置流程及数据权限，通过设置“全流程”，并对流程环节中的每一个成员进行权限的控制。第三步：设置数据报表，通过积累的数据进行数据的可视化展现，以便于后续分析。

同时“自动化”在于数据自动的调取、批量处理、数据校验和自动函数计算等，极大的降低了“重复劳动”，真正做到系统的“赋能”。

从OA到BPA

看似同样都涉及到了自动化（Automation），BPA却是继承了业务流程管理（Business Process Management，简称BPM），都是强调“端到端的流程”，而不是简单的“离散”的审批，同时强调降低“重复工作”。我们以三个例子作为简述：

1、员工管理

在OA中，人力资源相关的审批单是重要的组成部分。但是在实际使用过程中，就会发现数据非常的“散乱”。员工入职后，需要发起一个入职申请单、再发起一个办公电脑申请单，当加班审批填写后，需要再提交一个加班工资审批单。员工离职后，可能需要在员工表中手动删除员工数据，或者将“员工”的状态修改为“离职”。

然而在BPA中，上述的所有重复劳动和处理，都会被自动化代替。员工入职后，IT部门自动收到一个申请单，IT部门电脑准备好后，员工自动回收到IT设备领用的信息。加班申请提交后，部门主管进行审批后，财务自动收到加班工资的信息，打款后员工收到到款申请。当然，如果员工离职之后，也是“一键离职”。

2、项目管理

我们再来看一个常见的例子，一个项目制的公司，提交一个项目立项申请，审批通过后，下一步就可以通过BPA自动生成合同信息，并且商务人员可以与客户进行签署。同时财务会受到收款确认，直到客户付款后，自动收到开票申请。一切都是通过“自动化”的方式，让每一个员工更好地知道自己需要做什么。通过系统的“主动”，让员工更省事，老板更放心。

3、采购库存管理

库存管理是很多企业的一大痛点。然而现有的很多“进销存”管理软件，由于其“通用性”，很难完全契合企业的场景。而且由于和其他环节，如“销售”、“财务”等脱离，造成企业的数据孤岛。那么如果通过“流程”的方式，解决上述问题。当发起销售单同时，确认是否有库存，如果没库存剩余或低于预警，自动发起采购申请。采购申请发出后，仓库收到“到货确认申请”，收到货物之后，财务收到“付款申请”。当然，BPA由于可以自己设置“流程”，如果有企业或供应商要求先到款，再发货。只需要在流程中增加另外一种“条件分支”，走不一样的流程即可。

综上，其实BPA更多的是将数据的搬运、重复的、机械的操作交给“软件机器人”，让员工做更多更有意义的事情的同时，极大的降低了时间延迟和错误率。

成本如何？

企业最关注的一个是销售额，另外一个就是成本。部署这样的BPA是否需要消耗很大的成本？“业务流程自动化”，很多大型企业都不陌生，SAP、IBM等信息化服务公司和咨询公司，早已将这种高效的方式运用在大型企业中。也有一些企业，通过“外包开发”的方式，也部署了这样的系统。但是这往往需要花费数十万、数百万才能达到目的，对于中小企业而言显然太过于昂贵。

但SaaS方式的出现，让企业不需要考虑“开发”，而是通过像「轻流」这样的无代码开发平台，通过拖拽的方式就可以设置流程，实现业务流程自动化。每年只需花费数千元即可实现人力成本极大的提升，招了一个年薪千元的“超值员工”。从现在起，让企业摆脱繁琐低效率，将重复工作交给轻流——业务流程自动化。